Mektupların anılarda kaldığı, postacıların adreslere sadece fatura teslim ettiği günümüzde, iletişimin en hızlı ve yaygın yollarından biri de e-mail, yani elektronik posta. Ancak, elektronik posta yoluyla mesaj göndermenin de bir adabı bulunmaktadır. İşte, e-mail yazarken uyulması gereken kurallar.

İnternete bağlı tüm bilgisayarlar, aynı işletim sistemlerini kullanmadıkları için Türkçe karakterleri okuyamayabilir. Bu nedenle elektronik posta yazarken mümkün mertebe Türkçe karakterler (ç,Ç,s,S,ğ,Ğ,i,İ,ö,Ö,ü,Ü) kullanmayın. Mesaj gönderdiğiniz kişinin elektronik posta programının ve bilgisayar sisteminin Türkçe karakterleri görüntüleyebileceğinden yüzde 100 eminseniz sorun yok. Fakat özellikle yurtdışına gönderilen mesajlarda bu kurala titizlikle uymak gerekiyor.

Bunun dışında e-mail yazarken uyulması gereken kurallar şu şekilde:

– Mesajlarınızı imla kurallarına – Mesajlarınızın tamamını büyük harflerle yazmayın. Büyük harf, bağırmak, kükremek, parlamak anlamına geliyor.
– Mesajlarınızda gerçek isim ve elektronik posta adresinizi kullanın.
– Elektronik postanızı nereye gönderdiÄŸinize dikkat edin. Bunun için mesaj göndereceÄŸiniz kiÅŸinin elektronik posta adresini mesajı göndermeden önce mutlaka kontrol edin. Özellikle de, arkadaşınıza göndereceÄŸiniz mesajı yanlışlıkla bir listeye göndermemeye özen gösterin. Aynı listeye üye bir arkadaşınızın mesajını alınca, ona “özel” yazdığınız bir mesajı yanlışlıkla listeye gönderebilirsiniz. Listelere gönderilen “özel mesajlar”ın liste üyelerince pek hoÅŸ karşılanmayacağını unutmayın.
– Subject, yani konu kısmı boÅŸ mesaj göndermeyin. Bu alana yazacaklarınız, mesajınızın içeriÄŸine uygun anahtar kelimeler ve kısa bir tanım olabilir.
– Elektronik posta programınız, yazı karakteri, renk seçeneÄŸi, mesaj içinde animasyonlar, resimler, ses ve benzeri bazı formatlama seçenekleri sunabilir. Ancak karşı tarafın elektronik posta programı bunları desteklemeyebilir. Dolayısıyla, karşı tarafın elektronik posta programının bu tip formatları desteklediÄŸinden emin olmadan özel formatlı mesajlar göndermeyin.

Sorularınıza Hemen Cevap Beklemeyin

– Gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiÄŸi kadarını cevabınıza ekleyin. Yanıtınızı gelen mesajın ilgili yerlerinin hemen altına yazarsanız, içeriÄŸin dışına çıkmamış olursunuz. Günümüzde kullanılan hemen hemen tüm elektronik posta programları, cevaplarda orijinal mesajı da gönderilecek mesajın sonuna otomatik olarak getiriyor.
– Birine, bir gruba veya listeye bir konu hakkında soru sorduÄŸunuzda, “lütfen” demeyi unutmayın. Sizin için biri cevap yazmış, probleminizle ilgilenip çare üretmeye çalışmışsa, bir mesaj ile ilgili kiÅŸiye “teÅŸekkür ederim” demeyi ihmal etmeyin.
– Sorularınıza hemen cevap beklemeyin. Elektronik posta gönderdikten dakikalar sonra hala bir cevap almadıysanız, kimsenin sizi önemsemediÄŸini düşünmeyin.
– EÄŸer elektronik posta ile bir soru soracaksanız, sorunuzu sade bir dille ve net bir ifadeyle yöneltin.
– Hiçbir zaman elektronik postanızın sadece siz ve gönderdiÄŸiniz kiÅŸi tarafından okunacağını zannetmeyin. Bu nedenle, söz geliÅŸi telefonda söyleyemeyeceÄŸiniz ÅŸeyleri elektronik posta ile de ifade etmeyin.
– Özellikle listelere, tartışma gruplarına, o anki kızgınlığınızla çabucak yazdığınız yanıtlar göndermeyin. Bu tip elektronik postaların, çoÄŸunlukla gönderildikten hemen sonra çok ters tepkilere yol açtığını en öfkeli anınızda bile hatırınızdan çıkarmayın.
– Her gün düzenli olarak, mesaj gelip gelmediÄŸini kontrol edin ve postalarınızı, limitinizi aÅŸacak kadar sistemde tutmayın. Gereksiz mesajları posta kutunuzdan hemen silin.
– Elektronik postanızı uzun süre okuyamayacağınız durumlarda, üye olduÄŸunuz listelerden geçici olarak kaydınızı sildirin. Aksi takdirde, gelen çok sayıda mesaj posta kutunuzu dolduracaktır.
– Mesajlarınızda kredi kartı numarası, ÅŸifre gibi özel bilgilerinizi yazarken dikkatli olun. Unutmayın ki elektronik posta hala çok güvenli deÄŸil.
– GüvenliÄŸiniz için ÅŸifrenizi kimseye vermeyin ve zaman zaman deÄŸiÅŸtirin.
– Aldığınız elektronik postalarla beraber gelen attachment’leri açarken çok ama çok dikkatli olun. Unutmayın ki virüsler en çok bu ÅŸekilde bulaşıyor. Siz de baÅŸkalarına dosya göndermeden önce mutlaka virüs taramasından geçirin.